La maîtrise du fonctionnement administratif de l'agence est une des clefs qui permet d'assurer de bonnes conditions de production de l'architecture. La formation initiale des concepteurs ne prévoit que rarement l'acquisition de compétences en gestion d'entreprise ou management de projet. L'architecte se trouve alors parfois en situation de gérer dans la crise des obligations administratives, au détriment des prestations relevant de sa compétence de concepteur.
La délégation des tâches administratives n’est pas naturelle au dirigeant puisqu’il lui est plus difficile d’apprécier la compétence d’une secrétaire que d’un architecte, et de mesurer les responsabilités prises dans l’exercice de ces tâches.
Le personnel administratif quant à lui dispose très rarement de connaissances dans le domaine de la maîtrise d’œuvre, et lors de la prise de fonction, le dirigeant prend parfois peu le temps pour expliquer la nature particulière des prestations de l’entreprise. Le personnel administratif doit alors tâtonner pour comprendre empiriquement où se situe sa fonction dans le système de production, et où se situe l’entreprise elle-même dans un processus global impliquant des systèmes d’acteurs et de responsabilités.